„Beim Social Intranet müssen Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen“

Heute möchte ich ein Buch vorstellen, in dem ich mit einem Beitrag zu Social Forecasting am Beispiel der Telekom Prognosenmärkte als Autor vertreten bin: „Willkommen in der neuen Arbeitswelt. So erwecken Sie ein Social Intranet zum Leben“. Eine der Herausgeberinnen, Steffi Gröscho, kenne ich schon länger. Uns verbindet eine enge Netzwerkfreundschaft und die Leidenschaft für die gleichen Themen. Was mir besonders gut an dem Buch gefällt: Neben meinem eigenen Beitrag sind zwei weitere Kunden von mir, die Axel Springer AG und pfm medical AG als Best Practice Beispiele beschrieben. Außerdem findet man darin zahlreiche Beispiele des Telekom Social Network. Zu meinen Telekomzeiten war das ja „mein Baby“ im Rahmen der Enterprise 2.0-Strategie. Umso mehr freut es mich, dass einige Best Practices auch mit meiner Expertise entstanden und vor allen Dinge erfolgreich fortgeführt worden sind. Steffi und ich haben uns zuletzt auf dem Barcamp Arbeiten 4.0 getroffen, das bei der Bertelsmann Stiftung stattgefunden hat. Am Rande haben wir uns zusammen mit der zweiten Autorin, Regina Köhler über das Buch unterhalten. 

Steffi Gröscho und Regina Köhler im Interview: „Ein Social Intranet ist für effektives Wissensmanagement unabdingbar.“

Stephan: Sagt ihr den Lesern kurz, worum es genau in Eurem Buch „Willkommen in der neuen Arbeitswelt“ geht?

Steffi: Über den digitalen Wandel und neue Arbeitswelten wird viel geschrieben und philosophiert. Aber die Frage ist: Wie packt man es nun wirklich richtig und ganz praktisch an? Mit unserem Praxisleitfaden geben wir Orientierung und berücksichtigen alle Dimensionen, die ein Social Intranet-Projekt haben kann. Zielgruppe sind neben Social Intranet-Projektmanagern Mitarbeiter der Kommunikations- und Personalabteilung als Treiber für modernes Arbeiten. Genauso richtet sich das Buch aber auch an IT-Verantwortliche, die merken, dass es mit dem Vorsetzen der Technik allein nicht getan ist. Für das IT-Projektmanagement lieferte übrigens Dr. Claudia-Eichler-Liebenow als dritte Autorin den Input zum Buch.

Die HR als Treiber für vernetzte Zusammenarbeit. Da steige ich gleich ein und frage: Was hat ein Social Intranet mit der Personalarbeit zu tun? Und wo stehen Personaler heute?

Regina: Der digitale Wandel ist eines der strategisch wichtigsten Themen für Unternehmen und gehört damit auch auf die Agenda der Personalabteilungen. Personalverantwortliche sollten bei dem Thema nicht nur mitlaufen, sondern sich in die erste Reihe stellen. Vielleicht erlebst du es in deinen Projekten ganz ähnlich, Stephan: Uns fällt auf, dass Personalabteilungen häufig recht wenig Vorstellung davon haben, was der digitale Wandel für die Mitarbeiter ihres Unternehmens konkret bedeuten kann. Es kursieren viele Schlagworte wie Wissensmanagement und Social Media, aber es gibt wenige Personaler, die solche Themen mit Visionen und Gestalter-Qualitäten angehen. Dabei ist es doch genau ihr Thema, denn der Einsatz sozialer Technologien kann viele der drängenden HR-Herausforderungen beantworten. Ein Social Intranet hilft, Wissen ausscheidender Mitarbeiter im Unternehmen zu erhalten. Experten können in immer stärker globalisierenden Unternehmen effektiv ortsunabhängig vernetzt werden. Moderne virtuelle Arbeitsumgebungen sind ein Top-Faktor für eine attraktive Arbeitgeber-Marke. Und vor allem: Das Einführen vernetzter Arbeitsweisen bringt fast automatisch die Entwicklung der Unternehmenskultur mit sich, wenn es richtig angepackt wird.

Die Einführung sozialer Technologien ist dabei aber kein Selbstläufer nach dem Motto: ‚Hier ist dein neues Login, ab jetzt kannst du alles besser machen als vorher‘. Die Herausforderung ist, aus den bisher klassischen IT-Projekten einen professionell gestalteten Veränderungsprozess zu machen.

Steffi: Oft haben sich weil sie noch ganz klassisch die Verwalter-Brille auf haben. Ein Social Intranet-Projekt bietet aus unserer Sicht die optimale Chance, um der HR-Abteilung einen Imagegewinn zu verleihen. In den Intranet-Workshops mit Personalverantwortlichen erarbeiten wir spannende Tools, welche die Personalabteilungen ganz konkret unterstützen: Mitarbeiter- und Management-Self-Services entlasten bei der Personalverwaltung. Ein virtuell unterstützter Onboarding-Prozess erleichtert und beschleunigt die Eingliederung neuer Mitarbeiter; diese können digital bei Bedarf sogar schon vor dem Eintrittstermin starten. Auch die Integration von Social Talent Management Suites ist eine tolle Herausforderung. Mit modernen Weiterbildungs- und Lern-Tools im Social Intranet haben wir gute Erfahrungen gemacht. Aber das ist ein eigenes Thema. Fakt ist: Es ist wirklich an der Zeit, das jede HR-Abteilung sich intensiv mit dem Thema Social Intranet auseinandersetzt und hier die Chance nutzt, einen echten Wertbeitrag zur Geschäftsstrategie zu leisten.

Stichwort Geschäftsstrategie. Ein Social Intranet gehört jetzt eurer Meinung nach also unbedingt auf die Strategie-Agenda?

Regina: Ohne Zweifel. Wer sich heute nicht strategisch mit dem digitalen Wandel auseinandersetzt, verpasst in den nächsten Jahren möglicherweise die große Party. Die Einführung eines Social Intranet ist ein erster Schritt, den immer mehr Unternehmen wählen und dies sollte unbedingt ein Führungsthema sein. Wir plädieren in unseren Projekten immer für die aktive Einbindung der Geschäftsführung. Nicht allein, um die notwendige Zugkraft zu gewinnen, sondern auch, um die Einführung des Social Intranet mit der Unternehmensstrategie zu verzahnen und die Führungsentwicklung ebenfalls daran anzudocken. Dahinter stehen Fragen wie:

• ‚Welche Art der Social Intranet-Nutzung und welche Tools unterstützen die Umsetzung der gesetzten Unternehmensziele?‘
• ‚Welche Prozesse können mit Hilfe von Features im Social Intranet optimiert werden?‘
• ‚Welche strategischen Projekte im Unternehmen können durch neue Technologien unterstützt werden?‘

Darüber hinaus liegt in der Einführung neuer Technologien für die Zusammenarbeit das Potenzial für völlig neue Kooperationsformen im Sinne einer digitalen Strategie des Unternehmens – ich denke da beispielsweise an Open Innovation oder stärkere Netzwerkstrukturen. Genau deshalb sollte ein Social Intranet nicht der IT überlassen werden, damit von Beginn an groß und weit hinsichtlich Strategie, Strukturen, Abläufen und der Art und Weise des Miteinanders gedacht werden kann.

Steffi: Wie genau man das angeht, zeigen neben unseren vielen Praxistipps und Checklisten auch viele Beispiele in unserem Buch. Ein beeindruckendes gibt unter anderem Stefan Truthän, Geschäftsführender Gesellschafter von hhpberlin. Die hhpberlin ist führende Ingenieurdienstleisterin für Brandschutz und hat gemerkt, dass hierarchische Organisationsmodelle für ihre Kundenstrukturen und den Markenanspruch nicht mehr zeitgemäß sind. Heutzutage entstehen Gebäude, die man in dieser Größe, Bauweise und Individualität noch vor wenigen Jahren nicht kannte. Die Folge: DAS Brandschutzkonzept, das immer anwendbar ist, gibt es nicht. Viele Kompetenzen müssen jetzt zusammenfließen, um sehr spezifische und individuelle Lösungen punktgenau auf den Kunden zuzuschneiden.

hhpberlin hatte den Mut, eine starke Vision zu entwickeln und grundlegende Selbstverständlichkeiten in Frage zu stellen und die Organisation völlig neu zu erfinden. Innerhalb weniger Jahre hat sie sich von einer hierarchisch geprägten zu einer agilen, vernetzten Organisation entwickelt. So bestimmt nicht eine Hierarchie oder Abteilung, wer welches Kundenprojekt betreut, sondern das Thema und die Stärken des Mitarbeiters. Das Ganze ist als wandlungsfähiger Organismus angelegt – wenn sich Kundenanforderungen verändern, können ganz flexibel neue Projektstrukturen entstehen. Dafür benötigt hhpberlin auch eine Software-Lösung, die diese Organisationsform „Work like a network“ unterstützt.

Eine wesentliche Rolle für den Erfolg einer digitalen Transformation spielen Führungskräfte. Das Thema habt ihr ja schon kurz angeschnitten. Wo stehen Eurer Erfahrung nach Unternehmen heute, wenn über die neue Arbeitswelt geschrieben wird? Erkennt man wirklich Veränderungen oder ist vieles davon nur eine Marketingblase?

Steffi: In einer Buchrezension heißt es: „Das Schöne daran ist, dass diese Methode wirklich umfassend sämtliche Aspekte berücksichtigt – auch die ,weichen‘, jenseits von Technologie, Projektplänen und Budgetverantwortung, denn: sie stellt die Perspektive des Nutzers in den Mittelpunkt; eine Perspektive, die sich selten mit der des Unternehmens deckt.“ Der letzte Teilsatz spiegelt Glaubensätze, die wir tatsächlich oft vorfinden:

1. Führungskräfte sind keine Nutzer des Social Intranets.
2. Mitarbeiter wissen nicht, was ihr Unternehmen braucht.

Die Einbindung von Führungskräften war uns im Buch daher besonders wichtig, damit steht und fällt ja der spätere Erfolg eines Social Intranets.

Regina: Führungskräfte erleben wir bei der Einführung von Social Intranet oft so: „Ich muss ja nicht wissen, wie das geht, Hauptsache meine Mitarbeiter arbeiten damit.“ So funktioniert es aber nicht, Führungskräfte sollten aktive Nutzer und nicht nur Beobachter im Social Intranet sein. Sonst denken sich Mitarbeiter „Warum soll ich hier transparent arbeiten, mein Chef macht es auch nicht und außerdem erreiche ich ihn ohnehin besser per Mail.“

Steffi: Du kennst ja die tollen Schlagworte wie „Leadership 2.0“, „Enterprise 2.0“ und so weiter auch, Stephan. Aber, so wie wir es neulich bei „#Arbeiten40“ auf Twitter heiß diskutiert haben – mit den Buzzwords können Führungskräfte nicht immer etwas anfangen, in der Regel steckt dahinter mehr Marketing als alles andere. Unternehmen haben noch nicht mal Collaboration 2.0 verstanden und jetzt wird schon Arbeiten 4.0 gefordert. Die wenigstens Unternehmen wissen, was sich konkret für Mitarbeiter, Führungskräfte und auch für Abteilungen in einer neuen Arbeitswelt ändert und wie sie sich dem Ganzen nähern können. Wir hoffen, dass wir mit unserem Buch Licht ins Dunkel bringen können.

Oft hat der Schuster die schlechtesten Leisten – wie arbeitet ihr eigentlich zusammen?

Regina: Berechtigte Frage, Stephan! Wir betrachten uns als Lebend-Experiment für modernes Arbeiten. Wir arbeiten voll vernetzt mit allen Freiheiten, die sich daraus für das Team ergeben. Jeder kann prinzipiell arbeiten, wann und von wo er möchte, so lange die vereinbarten Ziele erreicht werden. Wir entscheiden genau, wann wir uns die Zeit für ein Teamtreffen nehmen und wann jeder allein im Home Office einfach viel produktiver ist. Das macht uns unheimlich effizient und führt zu einer hohen Zufriedenheit am Ende eines Arbeitstages, weil so viel geschafft wurde.

Steffi: Unsere Kunden sitzen überall in Deutschland und haben auch Standorte im Ausland – ohne digitales Arbeiten würde das nicht funktionieren. Wir arbeiten mit Office 365 und Yammer von Microsoft, haben das mobile Büro immer dabei und selbst das Buchprojekt war nur möglich, weil wir zeitgleich zu dritt an einem Dokument arbeiten konnten.

Was gebt Ihr meinen Lesern mit auf die Reise zu einem moderneren Arbeiten?

Regina: Mit dem Buch haltet Ihr den Blueprint in den Händen. Egal ob moderne Arbeitswelten oder andere größere IT-Einführungsprozesse. So wird es gemacht, damit die Veränderung auch wirklich ganz unten ankommt.

Steffi: Einfach ran wagen an das Thema! Kleine Schritte. Erfahrungen von anderen nutzen.

Liebe Steffi, liebe Regina, danke für die vielen Einblicke in das Thema Social Intranet und in Euer Buch! Ich hoffe viele Menschen lesen es, damit sich die Unternehmen weiter in modernen Arbeitswelten bewegen.

War uns ein Vergnügen, lieber Stephan!

Über Steffi Gröscho

Die Marketing-Kommunikations-Ökonomin Steffi Gröscho gründete 2003 die Agentur perlrot. collaboration and communication. Zunächst widmete sie sich der Realisierung von Projekten in den Bereichen PR und Marketing, vor allem für Kunden aus den Bereichen Wissenschaft und IT. Mit ihrem Team und einem Netzwerk aus Beratern, Designern und Videomachern begleitet sie seit 2011 große und mittelständische Unternehmen sowie Organisationen beim Wandel zur Arbeitswelt 2.0 und der erfolgreichen Einführung von Social Intranets in den Arbeitsalltag. Dafür entwickelte sie die perlrot-Einführungsmethode: Die passgenaue Umsetzung der Methodik, die begleitende Kommunikation und die Nutzeraktivierung stehen für sie dabei im Zentrum. Weitere Schwerpunkte ihrer Arbeit liegen in den Bereichen Wissensmanagement und Modernes Lernen. Zu diesem Themenspektrum hält sie Vorträge und veranstaltet Workshops. Die Agentur perlrot gehört zu den ersten elf in Deutschland zertifizieren Yammer-Partnern von Microsoft. Inspiration findet Steffi Gröscho bei ihren sportlichen Aktivitäten in der Natur und auf ihren Reisen in die ganze Welt. Mehr über Steffi Gröscho gibt es auf Ihren Blogs sharepointsocial.de/babetteria und social-intranet.net/babett  sowie auf Facebook und Twitter.

Über Regina Köhler

Die Diplom-Psychologin Regina Köhler begleitet seit über zehn Jahren Veränderungsprozesse in mittleren und großen Unternehmen. Mit Gründung der Leipziger AviloX GmbH hat sie sich mit ihrem Team darauf spezialisiert, Organisationen auf dem Weg in die moderne vernetzte Arbeitswelt zu begleiten, und ist in diesem Rahmen auch ein enger Netzwerkpartner von perlrot. Regina Köhlers persönlichen Schwerpunkt bilden die strategische Beratung und Begleitung von Entscheidern, Führungskräften aller Ebenen und Projektteams sowie die Gestaltung des gesamten Organisations- und Kulturentwicklungsprozesses rund um die Einführung neuer Arbeitswelten. Da der digitale Wandel Unternehmen vor sehr verschiedenartige Herausforderungen stellt, reicht ihr inhaltliches Spektrum von Social Collaboration und Wissensmanagement über moderne Personalentwicklung (Social Learning), moderne Mitarbeiterführung (Leadership 2.0), modernes Ideen- und Innovationsmanagement (Open Innovation) bis hin zur modernen Produktion von morgen (Industrie 4.0). Dazu hält sie Vorträge, Lehrveranstaltungen und Workshops. Zum Abschalten begibt sie sich gern zum Beachvolleyball in den Sand oder mit der Familie aufs Land. Mehr von und über Regina Köhler könnt Ihr auf Ihrem Blog sowie auf Twitter erfahren.

Quelle Titelbild: © SCM – Buchcover „Willkommen in der neuen Arbeitswelt“